Unsere Mitarbeiter benötigen regelmäßig Büromaterial und bestellen es bei einer zentralen Stelle im Haus, heute per E-Mail, Telefon oder Zuruf. Dadurch gehen Bestellungen unter, niemand kennt den aktuellen Lagerbestand, und es wird zu spät oder doppelt nachbestellt. Welche Abteilung wie viel verbraucht, lässt sich kaum auswerten. Bei Werbemitteln und Kundengeschenken kommt hinzu, dass wir die Abgabe nur mit großem Aufwand nachweisen können.
Wir benötigen eine Anwendung mit einem gepflegten Artikelkatalog (Bild, Einheit, Preis, Kostenstelle), aus dem Mitarbeiter per Warenkorb bestellen, auf Wunsch mit Freigabe durch Vorgesetzte oder ab einer Wertgrenze. Personen und Gruppen kommen aus dem Active Directory. Die zentrale Stelle bearbeitet die Bestellungen, bucht Ausgaben auch als Teillieferung und informiert den Besteller per E-Mail über den Status. Das Lager wird mit Beständen, Mindestmengen und Bestellvorschlägen geführt.
Lieferantenbestellungen, Wareneingänge, Inventur und Korrekturbuchungen sind buchbar, und jede Bestandsbewegung bleibt nachvollziehbar.
Besonders wichtig sind die Werbemittel. Jede Abgabe wird mit Empfänger, Anlass, Wert und abgebendem Mitarbeiter erfasst. So lassen sich die steuerlichen Aufzeichnungspflichten für Geschenke an Geschäftspartner erfüllen: die Wertgrenze je Empfänger und Wirtschaftsjahr, die Abgrenzung von Streuwerbeartikeln und die Grundlage für die Pauschalversteuerung. Beim Überschreiten der Grenze soll die Anwendung warnen. Auswertungen nach Empfänger, Kostenstelle, Abteilung, Artikel und Zeitraum müssen exportierbar sein, für Steuerberater, Prüfer und das interne Controlling. Die Lösung muss on-premises auf Windows Server laufen, vollständig offline funktionieren und mandantenfähig sein.
Die konkreten steuerlichen Grenzen und Paragrafen habe ich bewusst nicht genannt. Wenn du sie im Text haben willst (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG, § 37b EStG), lass die aktuellen Werte vorher vom Steuerberater bestätigen.
Guten Tag,
